Executive Management Support

Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation internationale d'aide humanitaire qui vient en aide dans plus de 70 pays aux populations en détresse, aux victimes de catastrophes naturelles ou d'origine humaine et aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans distinction d'origine, de religion, de croyance ou d'appartenance politique. 

Executive Management Support (h/f/x) – Bruxelles – MSF Belgique

CONTEXTE

La raison d'être et l'activité principale de MSF consistent en un travail humanitaire et médical, en particulier dans les situations de conflit et de crise. Comme décrit dans la Charte de MSF, l'organisation offre une assistance aux populations en détresse, aux victimes de catastrophes naturelles et aux victimes de conflits armés, sans aucune discrimination d’origine, de nationalité, religion, philosophie ou politique. 

Le Centre Opérationnel MSF de Bruxelles (OCB) emploie plus de 10 350 personnes, dont plus de 90 % travaillent dans des contextes d’intervention dans 37 pays.

Le bureau de la Direction Générale (DG) de l'OCB est constitué du Directeur Général, de 2 Directeurs Généraux Adjoints (DGD) et d'un Executive Management Support ayant pour rôle de superviser et de piloter la stratégie globale, le fonctionnement du Centre Opérationnel, ses opérations médico-humanitaires, ses ressources et le positionnement de MSF. 

En tant que Executive Management Support, vous êtes responsable de fournir un soutien complet et proactif à la Direction Générale MSF-OCB et, le cas échéant, au Comité des Directeurs de l'OCB (CoDir), ainsi que d'améliorer sa gestion des connaissances et de l’information et sa communication interne. 

Vous êtes également responsable des flux d'informations entre toutes les autres plateformes exécutives, telles que les Directeurs Généraux du Groupe OCB (DG 12), de MSF Brésil, MSF Danemark, MSF Hong-Kong, MSF Italie, MSF Luxembourg, MSF Norvège, MSF Afrique du Sud, MSF Suède, MSF Liban, MSF Taïwan et MSF Finlande. 

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES 

Soutien stratégique, communication interne et gestion de l'information et des connaissances pour l'équipe de direction de l'OCB et les différentes plateformes exécutives de l'OCB

Soutenir la DG dans l'orientation du CoDir vers l'atteinte de ses objectifs collectifs :

• Superviser les communications internes et externes concernant les calendriers des réunions, les ordres du jour et les mesures à prendre après les réunions afin d'assurer la coordination et l’alignement
• Veiller à ce que les équipes de direction et/ou l'ensemble du personnel reçoivent un retour d'information sur les résultats des discussions qui les concernent ou qui concernent leurs projets
• Assister le DG et les DGD dans la préparation et la communication des ordres du jour des réunions de toutes les plateformes et assurer la coordination et la planification entre l'exécutif et l'associatif
• Coordonner la préparation des documents relatifs aux réunions et collecter les informations pertinentes auprès de l'équipe de direction afin de préparer les mises à jour exécutives
• Assumer la responsabilité du suivi des mesures à prendre, des produits à livrer et des autres engagements identifiés afin de s'assurer que les tâches assignées sont accomplies conformément aux accords conclus lors des réunions. Assurer une surveillance proactive de l'état d'avancement des dossiers identifiés et informer en temps utile les plateformes ou les parties prenantes concernées
• Assurer et améliorer la gestion de l'information et des connaissances pour l'équipe DG et CoDir. Agir en tant que référent pour les documents clés, les décisions et les mises à jour concernant la direction générale au sein d'OCB
• Soutenir la DG et les DGD lors de présentations, réunions, conférences et événements
• Assurer une synthèse efficace des principaux résultats de la réunion afin d'obtenir des informations exploitables, en permettant la diffusion sur toutes les plateformes et canaux pertinents et en favorisant le suivi
• Répondre aux demandes d'informations provenant de l'intérieur et de l'extérieur de MSF sur des questions organisationnelles et structurelles
• Proposer du contenu et collaborer avec le responsable de la communication interne sur les communications à envoyer à l’ensemble du public de MSF
• Assurer le suivi auprès de l'équipe des DG sur les questions financières
• Soutenir l'établissement de l'ordre du jour et le suivi entre le secrétariat associatif et le CoDir pour les réunions du Conseil d'Administration
• Accompagner les DG dans l'anticipation du contenu à venir du comité exécutif (EXCOM)

Superviser l'Assistant du Département de la Direction Générale et superviser la Plateforme des Assistants de Département 

• Agir en tant que responsable de la plateforme des Assistants de Département, assurer le suivi des décisions prises et de leur mise en œuvre, et faire passer les questions au DGD si nécessaire
• Superviser l'assistant du Département de la Direction Générale, fournir le soutien administratif et logistique requis aux membres du département de la DG et être disponible pour fournir tout autre soutien à l'assistant du Département de la Direction Générale à la demande de la direction et des DGD

PREREQUIS

Education et Expérience

• Avoir un diplôme pertinent
• Minimum de 3 ans d'expérience professionnelle dans une grande organisation complexe
• Expérience en gestion de l'information et des connaissances et/ou en communication interne et/ou en soutien stratégique est un atout
• Une expérience avec MSF ou d'autres OI/OING est un atout

Compétences

• Capacité à synthétiser des informations écrites et orales complexes et sensibles, à les analyser et à les rapporter
• Sens aigu de l'organisation
• Solide esprit d'équipe avec des compétences interpersonnelles capables d'interagir à tous les niveaux de MSF
• Capacité à respecter la confidentialité avec un haut niveau de discrétion
• Capacité à travailler dans des délais courts et à maintenir les priorités
• Capacité à faire face à la pression, très flexible (y compris en travaillant parfois au-delà des heures de travail normales)
• Capacité à travailler de manière autonome en faisant preuve d'indépendance, d'initiative et de compétences en matière de prise de décision proactive
• Avant-gardiste et orienté vers les solutions
• Assertif  
• Motivation à travailler dans le secteur humanitaire et plus particulièrement avec MSF 

Langues

• Maîtrise de l'anglais et du français à l'oral et à l'écrit, avec des compétences rédactionelles dans les deux langues

CONDITIONS

• Date de début : Dès que possible 
• Localisation : Bruxelles (Belgique)
• Type de contrat : Contrat à durée indéterminée – Temps plein
• Salaire en fonction de la grille salariale MSF-OCB HQ 
• Chèques-repas – Assurance hospitalisation (DKV) – Plan pension – 100% remboursement des frais de transports en commun
• Adhésion aux valeurs managériales de l’organisation : Respect, Transparence, Responsabilisation, Intégrité, Confiance, Autonomisation 
• Adhésion aux engagements pour un comportement responsable 

Date limite pour postuler : 21 mai 2024

Comment postuler ?

Candidatures en ligne jusqu'au 20/05/2024 au plus tard via le lien suivant. En cliquant sur ce lien, vous serez dirigé vers notre outil de candidature en ligne.

Seules les candidatures en français et en anglais seront prises en considération.

Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées. 

MSF valorise la diversité et s'engage à créer un environnement de travail inclusif. Nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés, quels que soient leur invalidité, leur identité de genre, leur statut matrimonial ou civil, leur race, leur couleur ou leurs origines ethniques et nationales, leur religion ou leurs convictions ou leur orientation sexuelle. 

MSF se soucie de la protection de vos données. En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF utilise vos données personnelles. Pour plus d’informations, consultez notre avis de confidentialité destinée aux candidats