Sociale media

Open the menu

Executive Management Support

Artsen Zonder Grenzen (AZG) is een internationale, onafhankelijke, medische humanitaire organisatie die noodhulp verleent aan mensen die zijn getroffen door gewapende conflicten, epidemieën, natuurrampen of die geen toegang hebben tot basisgezondheidszorg. Wij werken in meer dan 70 landen en bieden hulp zonder een onderscheid te maken op vlak van etniciteit, religie, geslacht of politieke overtuiging.  

Executive Management Support (m/v/x) – Brussel – Artsen Zonder Grenzen België

CONTEXT

Onze kernactiviteit en ‘raison d’être’ is humanitair medisch werk in conflict- en crisissituaties. Zoals beschreven in onsHandvest, bieden we hulp aan bevolkingsgroepen in nood, aan slachtoffers van natuurrampen, conflicten of epidemieën en pandemieën – zonder discriminatie en ongeacht ras, religie, geloofsovertuiging of politieke overtuiging.  

Het Operationeel Centrum van Artsen Zonder Grenzen in Brussel (OCB) heeft ruim 10.350 medewerkers in dienst, waarvan meer dan 90% in de 37 landen waar we projecten hebben. 

De OCB Directie (DG) bestaat uit de Algemeen Directeur, twee adjunct-directeurs (DGD) en een Executive Management Support. Hun rol bestaat uit toezicht houden en richting geven aan de algemene strategie, het functioneren van het Operationeel Centrum en diens medisch-humanitaire operaties, funding en positionering.  

Als de Executive Management Support ben je verantwoordelijk voor het proactief ondersteunen van de Directie & het Directiecomité (CoDir), alsook het verbeteren van ons kennisbeheer (information knowledge management) en de interne communicatie.  

Je bent eveneens verantwoordelijk voor de informatie-uitwisseling tussen alle andere Directieplatforms, zogenaamd de ‘DG12’ (de groep van algemene directeuren van kantoren in de volgende landen: Brazilië, Denemarken, Hong-Kong, Italië, Luxemburg, Noorwegen, Zuid-Afrika, Zweden, Lebanon, Taiwan en Finland). 

VERANTWOORDELIJKHEDEN 

Strategische ondersteuning, interne communicatie en informatie- en kennisbeheer voor het OCB-managementteam en verschillende OCB-uitvoerende platforms.

 Om de DG te ondersteunen bij het leiden van de CoDir zodat deze diens collectieve doelstellingen bereikt:

  • Een overzicht hebben op zowel de interne als externe communicatie betreffende vergaderingen, agenda's, en post-meetingactiepunten zodat alles afgestemd en gecoördineerd verloopt 
  • Ondersteun de GD en DGD's bij het opstellen en communiceren van agenda's voor alle platformvergaderingen, alsook het coördineren en plannen met de Ledenvereniging van Artsen Zonder Grenzen
  • Bereid de nodige vergaderdocumenten voor en verzamel relevante informatie van het DG team voor de management-updates  
  • Track en follow-up actiepunten, resultaten en andere engagementen van het DG-team zodanig dat de toewezen taken worden voltooid zoals afgesproken tijdens de vergaderingen. Houd proactief toezicht op de vooruitgang van lopende dossiers en breng deze tijdig terug naar de relevante stakeholders
  • Verzorg en verbeter het informatie- en kennismanagement voor het DG-team en CoDir. Fungeer als referentiepunt voor belangrijke managementdocumenten, beslissingen en updates 
  • Ondersteun de DG en DGD's tijdens presentaties, vergaderingen, conferenties en evenementen
  • Zorg ervoor dat er feedback wordt gegeven aan de managementteams en/of alle medewerkers over de beslissingen die voor hun projecten relevant zijn
  • Zorg voor een effectieve samenvatting van de belangrijkste meetingunten om kant-en-klare inzichten te genereren, die meteen in alle relevante platforms en kanalen kunnen verspreid worden. Verzorg de follow-up van deze interne disseminatie
  • Reageer op zowel intern als externe verzoeken om informatie betreffende organisatorische en structurele onderwerpen
  • Werk samen met de interne communicatiemanager en doe voorstellen van thema’s of onderwerpen die intern moeten worden gecommuniceerd 
  • Follow-up met het DG-team over financiële zaken
  • Ondersteun de agendabepaling en opvolging tussen het secretariaat van de Ledenvereniging en de CoDir voor bestuursvergaderingen
  • Ondersteun het DG-team om de agendapunten te anticiperen van het uitvoerend comité (EXCOM)

Superviseer de assistent van het DG departement en behoud en overzicht van het platform voor afdelingsassistenten (Department Assistants Platform)

  • Treed op als teamleider van het Platform van Afdelingsassistenten, volg de genomen beslissingen en de implementatie ervan op, en meld indien nodig dossiers aan het DGD
  • Begeleid de assistent van het DG departement, verleen de nodige administratieve en logistieke ondersteuning aan leden van het Departement en wees beschikbaar voor andere nodige verzoeken van de DG en DGDs

VEREISTEN 

Opleiding & Ervaring 

  • Een relevant diploma 
  • Minimum 3 jaar werkervaring in een grote organisatie
  • Ervaring in informatie- en kennismanagement en/of interne communicatie en/of strategische ondersteuning is een pluspunt
  • Ervaring bij Artsen Zonder Grenzen of andere internationale of humanitaire organisatie is een pluspunt

Vaardigheden

  • In staat complexe gevoelige informatie samen te vatten, te analyseren en te rapporteren
  • Uitstekende organisatorische vaardigheden
  • Sterke teamspeler met interpersoonlijke vaardigheden die kan communiceren op alle niveaus
  • In staat om confidentialiteit te respecteren met een hoge mate van discretie
  • Beschikbaar om met korte deadlines te werken en in staat om prioriteiten te stellen
  • Stressbestendig en flexibel (inclusief bereid om soms buiten de kantoorwerkuren te werken)
  • Zelfstandig, met blijk van onafhankelijkheid, initiatief en proactieve decision-making skills
  • Vooruitstrevend en oplossingsgericht
  • Assertief
  • Motivatie om te werken in de humanitaire sector en in het bijzonder bij Artsen zonder Grenzen

Talen

  • Mondelinge en schriftelijke beheersing van zowel Engels als Frans, met redactionele vaardigheden in beide talen 

VOORWAARDEN 

  • Startdatum: ASAP
  • Locatie: Brussel
  • Contract van onbepaalde duur, voltijds
  • Salaris volgens AZG-OCB HQ schaal
  • Maaltijdcheques – Hospitalisatieverzekering (DKV) – Pensioenplan – 100% vergoeding voor kosten van openbaar Vervoer 
  • Het onderschrijven van de managementwaarden van de organisatie: respect, transparantie, verantwoordingsplicht, integriteit, vertrouwen, empowerment 
  • Naleving van de verbintenissen inzake verantwoord gedrag 

Hoe solliciteren?

Solliciteer online voor 21 mei 2024 via deze link. De link brengt je naar ons online application tool. 

Enkel de kandidaten op de short-list zullen gecontacteerd worden. 

AZG waardeert diversiteit en zet zich in om een inclusieve werkomgeving te creëren. We verwelkomen sollicitaties van alle gekwalificeerde kandidaten, ongeacht fysieke gebreken, genderidentiteit, echtelijk of burgerlijke partnerschapsstatus of etnische en nationale afkomst, religie of overtuiging of seksuele geaardheid. 

AZG hecht belang aan de bescherming van jouw persoonlijke gegevens. Door het versturen van je sollicitatie, ga je ermee akkoord dat AZG je persoonlijke gegevens gebruikt. Raadpleeg onze privacyverklaring voor sollicitanten voor meer informatie