Legacy Officer

CONTEXTE 

Le poste de Legacy Officer s'exerce au sein du Département Communication et Récolte de fonds de MSF à Bruxelles, en étroite collaboration avec les juristes responsables des legs et donations, et sous la supervision du Strategic Partner Manager. Ce rôle consiste à assurer un soutien juridique, administratif et financier dans les dossiers de legs échus à MSF. Par ailleurs, la personne en charge contribue à la diffusion d’informations sur les legs au profit de MSF, ainsi qu’au développement de relations qualitatives et personnalisées avec les personnes intéressées à faire un legs à l’organisation.

RESPONSABILITES PRINCIPALES

Gestion juridique des dossiers Legacy

Dans les dossiers de legs confiés, en tant que Legacy Officer vous exécuterez les tâches conformément aux « Lignes directrices pour l’acceptation de legs et de donations au bénéfice de MSF et pour le suivi des dossiers en matière de successions et de donations ». Pour assurer une gestion uniforme, qualitative et ponctuelle de ces dossiers, vous disposerez du logiciel SDP ACTA LIBRA, une solution spécialement développée pour la gestion des legs. Par ailleurs, vous participerez aux réunions hebdomadaires de concertation mises en place afin de soutenir et de faciliter le travail des gestionnaires de legs. 

Les tâches liées à ces dossiers englobent a minima le compte rendu d’une analyse juridique du legs à échoir à MSF, une évaluation des risques liés aux legs, notamment en duo ou avec charges, ainsi qu’une estimation du montant du legs à échoir à MSF. En cas d’acceptation du legs, une collaboration (pro)active avec l’étude du notaire chargé du règlement de la succession est attendue, afin d’obtenir la liquidation du legs échu à MSF dans les meilleurs délais. À cette fin, un échéancier sera mis à disposition pour la planification et le suivi des tâches.

Gestion administrative et financière : 

En tant que Legacy Officer vous assurerez un soutien administratif et financier aux juristes responsables des legs et donations et prendrez notamment en charge les tâches suivantes : 

• Création de l´e-dossier dans ACTA LIBRA 

• Prise de contacts téléphoniques ou par courriels avec les services externes tels que l´administration fiscale, fournisseurs de service, prestataires externes, … 

• Suivi et archivage des notifications fiscales reçues 

• Gestion des biens immobiliers ne pouvant pas être vendus à court terme

• Préparation de l´information en vue de la rédaction des procurations authentiques 

• Envoi et suivi des demandes de paiement transmises au département comptabilité
• Préparation des dossiers pour l´audit annuel 

• Récolte de statistiques relatives aux legs échus à MSF 

Contacts avec les candidats-testateurs

En tant que Legacy Officer, vous deviendrez un interlocuteur de première ligne et contribuerez au développement de relations qualitatives et personnalisées avec les candidats testateurs et les notaires, ainsi qu’au maintien d'une image de marque forte et positive.

Sous la supervision des juristes responsables des legs et donations, vous prendrez notamment en charge les tâches suivantes :

• Répondre aux demandes formulées par les notaires et candidats-testateurs au sujet des legs 

• Clarifier et identifier la demande du testateur potentiel pour évaluer avec lui la meilleure démarche à effectuer et le conseiller dans sa démarche 

• Rédiger des avis juridiques et des simulations financières 

• Collationner les informations relatives aux candidats-testateurs aux fins de déterminer une trajectoire de communication personnalisée 

PREREQUIS

Education & Expérience  

• Diplôme de bachelier en droit obligatoire
• Minimum 3 ans d'expérience, de préférence dans une étude notariale, un cabinet d'avocats, une banque, une compagnie d'assurance ou une autre entreprise
• Une expérience dans une étude notariale est un atout 

Compétences  

• Solides compétences juridiques, administratives et financières avec une aptitude à gérer des tâches variées avec rigueur dans un environnement dynamique 

• Bonne connaissance des outils informatiques Word-Excel-Outlook

• La connaissance du logiciel ACTA LIBRA est un atout 

• Capacité d´écoute et d´empathie 

• Discrétion avec une attention particulière à la confidentialité de données sensibles

Langues  

• Bonne maitrise, orale et écrite, en français et néerlandais est obligatoire
• Bonne connaissance de l’anglais est requise

CONDITIONS

• Date de début : au plus tard 1er septembre 2025

• Localisation : basé à Bruxelles (Belgique)

• Type de contrat : Contrat à durée indéterminée - Temps-plein - Possibilité de 50% de télétravail maximum par semaine

• Salaire en fonction de la grille salariale MSF-OCB HQ
• Assurance hospitalisation (DKV) – Chèques repas - plan pension – 100% remboursement des frais de transports en commun
• Adhésion aux valeurs managériales de l’organisation : Respect, Transparence, Responsabilisation, Intégrité, Confiance, Autonomisation
• Adhésion aux engagements pour un comportement responsable 

Date limite pour postuler : 25 Juin 2025

Comment postuler ?  

➢ Envoyez votre candidature en cliquant sur le bouton ‘Postulez ici’ 
➢ Vous serez dirigé vers le formulaire de candidature en ligne pour ce poste  
➢ Cela devrait prendre entre 5 et 10 minutes à remplir. Merci d'avance de préparer votre CV et votre lettre de motivation pour les télécharger (de préférence en pdf)

Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées.  

MSF valorise la diversité et s'engage à créer un environnement de travail inclusif. Nous accueillons les candidatures de tous.tes les candidat.e.s qualifiés, quels que soient leur invalidité, leur identité de genre, leur statut matrimonial ou civil, leur race, leur couleur ou leurs origines ethniques et nationales, leur religion ou leurs convictions ou leur orientation sexuelle.  

MSF se soucie de la protection de vos données. En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF utilise vos données personnelles. Pour plus d’informations, consultez notre politique de confidentialité destinée aux candidats.