AVIS DE CONFIDENTIALITÉ DE MSF-Belgique POUR LES CANDIDATS À UN EMPLOI

MÉDECINS SANS FRONTIÈRE ASBL/VZW (« MSF »), dont le siège social est sis rue de l’Arbre Bénit, 46 à 1050 Bruxelles et enregistrée à la Banque-Carrefour des entreprises sous le numéro 0421.446.093, agissant en tant que responsable du traitement des données, traite et utilise des données à caractère personnel relatives aux candidats à des emplois (ci-après collectivement dénommés « candidats »), conformément aux lois en vigueur sur la protection des données, en ce compris le règlement européen n° 2016/679, dénommé règlement général sur la protection des données (« RGPD »).

Cet avis de confidentialité définit :

• pourquoi et comment MSF collecte des données à caractère personnel relatives aux candidats ;
• quelles données MSF collecte sur les candidats ;
• comment MSF protège les données relatives aux candidats ;
• combien de temps ces informations sont conservées.

1. Pourquoi MSF collecte-t-elle des données relatives aux candidats ?

MSF collecte des données relatives aux candidats, de manière électronique ou non, et toutes les informations qui contribuent à prendre des décisions éclairées en vue de sélectionner du personnel international et pour le siège, et d’attirer les compétences requises sur le terrain et dans le bureau bruxellois. En outre, MSF cherche à offrir au candidat la meilleure expérience possible lors de l’utilisation de son site web belge ou de la communication avec MSF.

2. Fondement juridique du traitement des données relatives aux candidats

La loi sur la protection des données stipule que les organisations ont besoin d’un fondement juridique pour collecter et utiliser des données à caractère personnel. Le fondement juridique du traitement des données relatives aux candidats par MSF est le suivant :

• Les données sont traitées dans le cadre des intérêts légitimes de MSF, qui comprennent – mais sans s’y limiter – une gestion opérationnelle et une administration fiables ainsi que des activités en lien avec le recrutement et les ressources humaines, tant que leur utilisation est loyale et ne porte pas atteinte aux droits de l’individu concerné.

3. Comment MSF collecte-t-elle les données relatives aux candidats ?

Lorsqu’un candidat postule à un emploi via notre site web, les informations initiales proviennent du candidat concerné. Les données collectées sont alors incluses et stockées dans une base de données automatisée (HERO), dans le but de gérer les procédures de sélection de MSF.

Lorsqu’un candidat postule à un emploi en envoyant sa candidature par e-mail à MSF, les données initiales proviennent du candidat concerné. Les données collectées sont alors incluses et stockées dans les serveurs de MSF, dans le but de gérer les procédures de sélection de MSF.

MSF peut également recevoir ou générer des données sur le candidat via sa/ses personne(s) de référence, lorsqu’elle effectue des vérifications relatives au parcours du candidat ou lorsqu’elle recherche des candidats potentiels auprès de tierces parties, comme des sites d’emploi.

Enfin, MSF utilise des cookies tiers pour améliorer la performance de ses sites web, pour suivre les conversations et activités et pour offrir une expérience personnalisée aux personnes qui les utilisent. Ces cookies peuvent collecter ou recevoir des informations en vue de proposer des publicités et de créer des audiences similaires.

Notez que MSF ne collecte pas de données à caractère personnel via ces cookies.

4. Catégories de données à caractère personnel relatives aux candidats traitées

Durant les procédures de candidature et de sélection, MSF demande uniquement des informations permettant d’évaluer l’adéquation du candidat avec l’emploi auquel il postule. Pour les finalités précitées, les catégories de données relatives aux candidats traitées par MSF incluent :

• données d’identification personnelle, comme le nom et l’adresse ;
• données d’identification électronique, comme l’adresse e-mail et le numéro de téléphone portable ;
• informations personnelles, comme la date et le lieu de naissance, les langues parlées, la nationalité, le genre et l’état civil, le statut d’immigration ;
• données spécifiques à la candidature, comme le CV, des informations sur le parcours éducatif et les diplômes, des renseignements sur la carrière, y compris sur les formations, l’expérience professionnelle, la certification, etc. ;
• résultat du test de personnalité et du test de langue effectués lors de la procédure de recrutement ;
• affiliation / participation à des organisations professionnelles ;
• publications ;
• données liées aux réseaux sociaux accessibles publiquement.

 

5. Comment MSF utilise-t-elle les données relatives aux candidats

MSF utilise les données relatives aux candidats pour :

• traiter les candidatures à un emploi chez MSF ;
• produire des enquêtes, analyses et statistiques ;
• gérer vos demandes et requêtes ;
• garder une trace de vos contacts avec MSF ;
• comprendre comment MSF pourrait améliorer ses services d’information et activités, et adapter ses initiatives de marketing RH.

MSF ne vend pas de données à caractère personnel à des tiers, ni à d’autres organisations caritatives.

6. Qui a accès aux données relatives aux candidats ?

Pour les finalités précitées, les données relatives aux candidats peuvent être communiquées au personnel de MSF ayant besoin de connaître ces données, et éventuellement être traitées par celui-ci. Ce personnel est lié par un accord de confidentialité. Nous vérifions régulièrement qui a accès aux informations vous concernant.

MSF effectue des contrôles détaillés de tous ses sous-traitants avant de travailler avec eux. MSF établit toujours un contrat définissant comment ils gèrent les données à caractère personnel qu’ils collectent ou comment ils y ont accès.

MSF ne communique les données à caractère personnel à des tiers, avec l’autorisation de la personne concernée, qu’en cas d’obligation légale – par exemple aux autorités.

7. Comment les données relatives aux candidats sont-elles protégées ?

MSF déploie tous les moyens et mesures de précaution techniques et organisationnels raisonnablement possibles pour protéger les données à caractère personnel et éviter leur perte, usage abusif ou altération, notamment à l’aide du chiffrement des formulaires en ligne, de la surveillance régulière du réseau et de certificats SSL standard.

8. Combien de temps MSF conserve-t-elle les données relatives aux candidats ?

MSF ne conserve pas les informations plus longtemps que nécessaire pour les finalités pour lesquelles les données à caractère personnel sont traitées. Les données à caractère personnel du candidat à un emploi seront conservées au maximum pendant une période de cinq ans au terme de la procédure de candidature.

9. Quels sont les droits du candidat et qui contacter ?

Les candidats ont le droit de contacter MSF en tout temps pour :

• accéder aux données les concernant ;
• rectifier les données inexactes et/ou incomplètes ;
• faire effacer leurs données dans certaines circonstances ;
• restreindre le traitement de leurs données ou s’y opposer ;
• recevoir les données qu’ils ont fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et transmettre ces données à un autre responsable du traitement s’ils le souhaitent, quand elles ont été traitées sur la base de leur consentement et/ou de l’exécution d’un contrat ;
• recevoir davantage d’informations sur les garanties en cas de transferts internationaux de données ;
• introduire une réclamation auprès de l’Autorité belge de protection des données ou d’une autre autorité de contrôle européenne s’ils pensent que MSF n’a pas agi conformément aux lois en vigueur sur la protection des données (rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles, www.privacycommission.be – tél. +32 2 274 48 00 – e-mail : commission@privacycommission.be).

La personne de contact chez MSF pour plus d’informations sur ces droits est joignable à cette adresse : dpo@brussels.msf.org

10. Modifications à cet avis

MSF pourrait modifier cet avis de confidentialité si nécessaire, notamment pour se conformer aux changements dans les lois, règlements ou exigences en vigueur introduits par les autorités de protection des données.

Tout changement significatif dans la manière dont MSF traite les données à caractère personnel sera notifié sur nos sites web.