HR Admin Officer – Direct Dialogue

CONTEXTE  

Le département Communication et Fundraising de Médecins Sans Frontières Belgique est organisé en 6 équipes différentes : Direct Dialogue Acquisition, Information and Media, Engagement and Acquisition, Supporter Loyalty, Strategic Partnerships, et Support and Solutions.   

L'équipe de Direct Dialogue est composée d'équipes dynamiques néerlandophone et francophone, qui compte 40 personnes, et est actuellement en pleine croissance. Elle joue un rôle essentiel dans l'augmentation du nombre de nouveaux donateurs réguliers et garantit ainsi l'indépendance financière de Médecins Sans Frontières. De manière personnelle et respectueuse, nos équipes se connectent avec la population belge dans les lieux publics, dans les entreprises, les hôpitaux, les grands magasins, les centres commerciaux, lors d'événements, en porte-à-porte, etc. Par le biais d'un dialogue de sensibilisation, elles proposent de soutenir MSF par le biais d'un don mensuel. Nos collectes de fonds sont donc le lien entre la population belge et MSF.  

En tant que HR Admin officer - Direct Dialogue, vous êtes responsable de la gestion RH, contractuelle et administrative pour l’équipe Direct Dialogue ainsi que de soutenir le développement et l’implémentation des stratégies d’attraction, d’acquisition et de rétention des membres de l’équipe. Dans cette nouvelle position dans l’équipe, vous jouez un rôle essentiel afin de la soutenir et d’accompagner sa croissance.  
Sous la supervision directe de la Direct Dialogue manager, vous travaillez en étroite collaboration avec les team leaders néerlandophone et francophone de l’équipe. Sous la supervision fonctionnelle de la Head of administration unit pour la gestion contractuelle et administrative, vous collaborez également très étroitement avec l’unité d’administration pour le siège.   

RESPONSABILITES PRINCIPALES 

Gestion RH, contractuelle et administrative (45%) 

Assurer le traitement et le suivi efficient de tous les aspects et questions contractuelles et administratives de l’équipe Direct Dialogue (contrats, bénéfices, salaires, absences, …), en collaboration étroite avec l’administration unit : 

• Suivre les Décisions d’engagement (DE) pour nouveaux employés ou changements  

• Assurer la création et la mise à jour des dossiers des employés et vérifier la conformité des informations  

• Etablir les contrats, les avenants ainsi que les documents annexes nécessaires en cours de carrière  

• Assurer le briefing en termes de contrat, d’assurances, … à tout nouvel employé de l’équipe  

• Vérifier et encoder les prestations en préparation au paiement mensuel des salaires  

• Garantir un accompagnement administratif des employés tout au long du cycle de vie administratif chez MSF et de l’application des politiques MSF liés aux employés 

• Suivre l’application administrative des fins de contrat 

 Agir comme personne de référence pour les questions et aspects RH pour l’équipe Direct Dialogue, en collaboration et support à la manager Direct Dialogue et aux team leaders : 

• Participer à l’amélioration continue des procédures et politiques relatives aux matières RH liées à la fonction 

• Soutenir le suivi HR de cas spécifiques dans l’équipe 

• Collaborer avec les référents HR HQ et l’administration unit, et selon les besoins, avec la Legal unit, Safeguarding unit, …  

Attraction, acquisition et rétention des talents (45%) 

Participer activement à l’élaboration, la mise en œuvre et l’amélioration de la stratégie et des activités d'attraction, d'acquisition et de marque employeur de l’équipe de Direct Dialogue, en collaboration avec la manager Direct Dialogue et les team leader : 

• Innover en proposant et en testant de nouvelles stratégies d'attraction et de recrutement  

• Identifier et publier sur différents canaux, en améliorant et monitorant leur utilisation   

• Développer et mettre en œuvre des processus de recrutement qualitatifs et transparents 

• Réceptionner et traiter les candidatures, contacter les candidats, préparer et participer aux étapes de sélection et feedbacks avec les team leaders et/ou superviseurs, vérifier les références, ... 

• Identifier, implémenter et utiliser un Applicant Tracking System (ATS)  

• Développer la collaboration avec l’unité de recrutement et d’autres unités en Communications et Fundraising 

• Soutenir et participer au HR capacity planning de l’équipe, à la rédaction et révision des job description et rôles des différentes fonctions dans l’équipe 

• Analyser, monitorer, évaluer et adapter la stratégie et les activités 

 Participer activement à l’élaboration, la mise en œuvre et l’amélioration de la stratégie RH pour améliorer la rétention du personnel, leur satisfaction et l'évolution des fonctions et des activités, en collaboration avec la manager Direct Dialogue et les team leader 

• Soutenir et participer à l’onboarding, l’induction, les formations et le développement des membres de l’équipe 

• Soutenir et participer au développement et l’amélioration des processus et des activités d’évaluation, de feedback process et/ou d’exit interviews 

 Participation et support à l’équipe (10%) 

• Participer et contribuer activement aux réunions et activités d’équipe et de département 

• Suivre et soutenir la gestion du stock et des commandes de matériel et d’outils de promotion nécessaires   

• Assurer et préparer les documents, le matériel et les accès nécessaires pour tout nouveau membre  

• Soutenir l’amélioration du management des informations, connaissances et processus de l’équipe (IKM) 

PREREQUIS  

 Education & Expérience 

• Diplôme en Gestion des Ressources Humaines, en Droit, ou en Sciences du travail, ou équivalent par expérience 

• Expérience de minimum 3 ans dans la gestion des Ressources Humaines, notamment en gestion de contrat de travail et assurance 

• Expérience en attraction et acquisition de talents 

• Expérience dans le développement et la mise en place de stratégies RH 

• Expérience dans l’utilisation de systèmes RH et/ou d’ATS est un atout 

• Expérience en RH dans l’associatif, une NGO ou MSF est un atout 

• Expérience en Direct Dialogue est un plus 

 Compétences 

• Connaissance et/ou expertise en législation sociale belge  

• Connaissance et/ou expertise en Employer Branding et en Marketing digital RH est un atout 

• Solide organisation, avec des compétences administratives et de planification et un souci prononcé du détail 

• Orienté résultat, structure, qualité et solution; vision stratégique 

• Proactif, indépendant et axé sur le travail d’équipe 

• Excellentes compétences diplomatiques, de communication et de négociation 

• Très flexible, soutenant et résistant au stress 

• Expérience dans la collecte, l’analyse et la production de rapports de données 

• Intérêt et motivation à travailler pour une organisation humanitaire internationale, et plus particulièrement Médecins Sans Frontières 

Langues 

• Très bonne maîtrise du néerlandais (oral et écrit) 

• Bonne maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit) 

Autre

• Être disposé à se déplacer occasionnellement partout en Belgique et à participer de manière exceptionnelle à des activités en dehors des jours et heures de travail prévues (soirée, week-end)  

• Etre en possession d’un permis de conduire B et avoir accès à une voiture est un atout 

 CONDITIONS 

• Date d'entrée en fonction prévue : Octobre – Novembre 2025 

• Lieu: Bruxelles (Belgique)  

• Type de contrat: Contrat à durée indéterminée – Temps plein – travail à domicile possible maximum 40 % par semaine selon la politique de MSF (2 jours par semaine) 

• Salaire selon la grille du siège de la MSF-OCB
• Chèques-repas – Assurance hospitalisation (DKV) – Plan de pension – Remboursement à 100 % des frais de transport en commun 

• Adhérer aux principes de MSF et à nos valeurs managériales : Respect, Transparence, Intégrité, Redevabilité, Confiance et Responsabilisation 

• Adhérer aux engagements comportementaux de MSF 

 
Date limite pour postuler : 20 août 2025  

Comment postuler ? 

➢ Envoyez votre candidature en cliquant sur le bouton ‘Postulez ici’  

➢ Vous serez dirigé vers le formulaire de candidature en ligne pour ce poste   

➢ Cela devrait prendre entre 5 et 10 minutes à remplir. Merci d'avance de préparer votre CV et votre lettre de motivation pour les télécharger   

 
Seules les personnes dont la candidature sera retenue seront contactées. 

Les entretiens auront lieu vers fin Aout/début Septembre et la procédure de sélection devrait être finalisée en Octobre-Novembre

 
MSF valorise la diversité et s'engage à créer un environnement de travail inclusif. Nous accueillons les candidatures de tous les candidats qualifiés, quels que soient leur invalidité, leur identité de genre, leur statut matrimonial ou civil, leur race, leur couleur ou leurs origines ethniques et nationales, leur religion ou leurs convictions ou leur orientation sexuelle. 

MSF se soucie de la protection de vos données. En soumettant votre candidature, vous acceptez que MSF utilise vos données personnelles. Pour plus d’informations, consultez notre avis de confidentialité destinée aux candidats.