Privacyverklaring AZG België voor kandidaat-werknemers

ARTSEN ZONDER GRENZEN VZW (“AZG”), met zetel te 1050 Brussel, Gewijde-Boomstraat 46, België, en geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0421.446.093, handelend als verwerkingsverantwoordelijke, verwerkt en gebruikt de persoonsgegevens van potentiële werknemers (hierna “kandidaat-werknemers” genoemd) in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016, genaamd de algemene verordening gegevensbescherming (“GDPR”).

Deze privacynota omschrijft:

• waarom en hoe AZG persoonsgegevens over kandidaat-werknemers verzamelt;
• welke gegevens AZG over kandidaat-werknemers verzamelt;
• hoe AZG de gegevens van kandidaat-werknemers beschermt;
• hoe lang die informatie wordt bijgehouden.

1. Waarom verzamelt AZG gegevens van kandidaat-werknemers?

AZG verzamelt gegevens van kandidaat-werknemers, zowel elektronisch als niet-elektronisch, en alle informatie die kan bijdragen tot het nemen van gefundeerde beslissingen inzake de selectie van personeel voor internationale missies en voor de zetel, en om de beste competenties voor het terrein en het Brusselse kantoor te kunnen aantrekken. Bovendien wil AZG kandidaat-werknemers de beste ervaring bieden wat betreft het gebruik van de Belgische website of om met AZG te communiceren.

2. Onze wettelijke basis om gegevens van kandidaat-werknemers te verwerken

Organisaties hebben nood aan een wettelijke basis om persoonsgegevens te verzamelen en te gebruiken volgens de wetgeving over gegevensbescherming. AZG verwerkt gegevens van kandidaat-werknemers op basis van een of meerdere van de volgende wettelijke gronden:

• In het kader van de rechtmatige belangen van AZG zoals, maar niet beperkt tot, een zorgvuldig en betrouwbaar administratief[MK1]  en operationeel management, aanwerving en gerelateerde human-resourcesactiviteiten, op voorwaarde dat het gebruik van de gegevens eerlijk is en geen bezwarende impact heeft op de rechten van het betrokken individu.

3. Hoe verzamelt AZG gegevens van kandidaat-werknemers

Wanneer een kandidaat-werknemer via onze website naar een job solliciteert, is de oorspronkelijke informatie afkomstig van de kandidaat in kwestie. De verzamelde gegevens worden vervolgens ingevoerd en opgeslagen in een automatische database (HERO), met het oog op het beheer van de selectieprocedures van AZG.

Wanneer een kandidaat-werknemer per e-mail solliciteert naar een job bij AZG, is de oorspronkelijke informatie afkomstig van de kandidaat in kwestie. De verzamelde gegevens worden vervolgens ingevoerd en opgeslagen op de AZG-servers, met het oog op het beheer van de selectieprocedures van AZG.

AZG kan ook gegevens over de kandidaat-werknemers ontvangen of genereren via referentiepersonen, bij het uitvoeren van achtergrondonderzoeken of bij de zoektocht naar mogelijke kandidaten via derdenbronnen zoals jobsites.

Tot slot gebruikt AZG derdencookies om de werking van haar websites te verbeteren, conversies en activiteiten op te sporen, en een ervaring op maat te bieden voor wie de sites bezoekt. Dergelijke cookies kunnen informatie verzamelen of ontvangen om advertenties te bieden en gelijkaardige doelgroepen te creëren.

We merken op dat AZG via deze cookies geen persoonlijke informatie verzamelt.

4. Categorieën van persoonsgegevens die verwerkt worden als gegevens van kandidaat-werknemers

Tijdens de aanwervings- en selectieprocedures vraagt AZG enkel naar details om te verifiëren of de kandidaat-werknemer geschikt is voor de job waarnaar hij of zij solliciteert. Omwille van die doeleinden kunnen de door AZG verwerkte gegevens van kandidaat-werknemers de volgende categorieën omvatten:

• persoonlijke identificatiegegevens, zoals naam en adres;
• elektronische identificatiegegevens, zoals e-mailadres en gsm-nummer;
• persoonlijke details, inclusief geboorteplaats en -datum, talen, nationaliteit, geslacht, burgerlijke staat en immigratiestatus;
• specifieke sollicitatiegegevens zoals cv, opleidingsdetails en diploma's, gegevens inzake loopbaan, met inbegrip van vorming, beroepservaring, certificering enz.;
• de resultaten van de beroepsmatige persoonlijkheidsvragenlijst en taaltest die tijdens de aanwervingsprocedure werden afgelegd;
• de aansluiting bij / deelname aan beroepsorganisaties;
• publicaties;
• gegevens in verband met openbare sociale netwerken;

5. Hoe gebruikt AZG gegevens van kandidaat-werknemers

AZG gebruikt gegevens van kandidaat-werknemers om:

• kandidaturen voor tewerkstelling bij AZG te verwerken;
• onderzoeken, analyses en statistieken te realiseren;
• vragen en verzoeken in te willigen;
• informatie bij te houden over iemands aanwerving bij AZG;
• te begrijpen hoe AZG de informatie en activiteiten van haar diensten kan verbeteren en de marketinginitiatieven van HR kan aanpassen.

AZG verkoopt geen persoonsgegevens door aan derde partijen of andere liefdadigheidsorganisaties.

6. Wie heeft toegang tot de gegevens van kandidaat-werknemers?

Omwille van de voornoemde redenen mogen de gegevens van kandidaat-werknemers openbaar gemaakt worden voor, en verwerkt worden door personeelsleden van AZG die de informatie over de gegevens van kandidaat-werknemers nodig hebben. Alle personeelsleden van AZG zijn gebonden aan een vertrouwelijkheidsovereenkomst. We herbekijken geregeld wie toegang heeft tot die informatie.

AZG controleert uitvoerig alle contractanten vóór het begin van de arbeidsovereenkomst. AZG sluit altijd een contract af waarin vermeld wordt hoe ze de persoonsgegevens beheert die ze verzamelt of waar ze toegang toe heeft.

AZG maakt persoonsgegevens enkel openbaar voor derde partijen mits toestemming van de betrokken persoon, wanneer AZG daartoe bij wet gebonden is, bijvoorbeeld door de overheid.

7. Hoe worden gegevens van kandidaat-werknemers beschermd?

AZG treft alle technische en organisatorische voorzorgsmaatregelen die redelijkerwijs mogelijk zijn om persoonsgegevens te beschermen en te voorkomen dat ze verloren gaan, misbruikt of gewijzigd worden, meer bepaald door onlineformulieren te versleutelen, toezicht te houden op het netwerk en standaard SSL-certificaten te gebruiken.

8. Hoe lang houdt AZG gegevens van kandidaat-werknemers bij?

AZG houdt informatie niet langer bij dan nodig voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. De persoonsgegevens van kandidaat-werknemers worden maximaal 5 jaar na het einde van de selectieprocedure bijgehouden.

9. Wat zijn de rechten van kandidaat-werknemers en wie kunnen ze contacteren?

Kandidaat-werknemers kunnen op eender welk moment contact opnemen met AZG, om:

• hun gegevens te raadplegen;
• eventueel onjuiste en/of onvolledige gegevens recht te zetten;
• hun gegevens onder bepaalde omstandigheden te laten verwijderen;
• de verwerking van hun gegevens te beperken of ertegen te protesteren;
• de persoonsgegevens die ze hebben verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen, en die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen, door toestemming te geven dan wel een overeenkomst uit te voeren;
• meer informatie te ontvangen over de waarborgen in geval van internationale gegevensoverdracht; en
• een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of een andere Europese toezichthoudende instantie wanneer ze vermoeden dat AZG niet gehandeld heeft in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving aangaande de bescherming van persoonsgegevens (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.privacycommission.be – tel.: +32 2 274 48 00 – e-mail: commission@privacycommission.be).

De contactpersoon bij AZG voor meer informatie over deze rechten is: dpo@brussels.msf.org.

10. Wijzigingen aan deze verklaring

AZG mag deze privacyverklaring van tijd tot tijd naar eigen goeddunken wijzigen, meer bepaald om te voldoen aan wijzigingen in toepasselijke wetten, regelgevingen of vereisten die door gegevensbeschermingsautoriteiten werden ingevoerd.

Indien AZG aanzienlijke wijzigingen aanbrengt in de verwerking van persoonlijke informatie, zal dat op de websites vermeld worden.