Supervisor Schenkersdienst

ARTSEN ZONDER GRENZEN is een medische humanitaire hulporganisatie. In meer dan 60 landen helpen de AZG-teams bevolkingsgroepen in nood en oorlogsslachtoffers. De organisatie maakt hierbij geen onderscheid op basis van afkomst, nationaliteit, religie, levensbeschouwing of politieke overtuiging. Ter ondersteuning van dit werk vanuit Brussel is de afdeling Communicatie en Fondsenwerving van Artsen Zonder Grenzen op zoek naar een: Supervisor Schenkersdienst (m/v/x)

----

CONTEXT

Binnen het team Fondsenwerving van Artsen Zonder Grenzen speelt de Schenkersdienst een essentiële rol. Ze fungeert als hét centrale aanspreekpunt voor de schenkers van AZG met betrekking tot de vragen over hun giften, persoonlijke gegevens, correspondentie, enz. De Schenkersdienst vormt zo de verbinding tussen de medische AZG-interventies enerzijds en de mensen die deze mogelijk maken anderzijds. 

Als supervisor streeft u naar een maximale tevredenheid van onze schenkers, met het oog op loyaliteit en een blijvend vertrouwen in de organisatie, en dit in samenwerking met twee collega’s voor wie u de werkzaamheden in goede banen leidt. U geeft richting aan de Schenkersdienst, stelt suggesties voor waar er plaats is voor verbetering en u helpt mee aan de digitalisering van de dienst.

UW TAKENPAKKET

Beheer van het werk van de dienst:

Toezien op

  • de verdeling van de taken volgens de werklast die varieert naargelang de inzamelingsacties en actualiteit
  • de naleving van de engagementen door iedereen (werkuren, uitvoering van het werk enz.)
  • de permanente bezetting van de dienst op weekdagen van 9 tot 17 uur
  • de reorganisatie van het werk bij noodsituaties of onvoorziene gebeurtenissen
  • het bedenken van ideeën voor een betere organisatie en optimale werklast 
  • de samenwerking met de leden van het team Fondsenwerving om de realisatie van de gemeenschappelijke doelstellingen te garanderen

Proactief beheer van de database

  • suggesties omtrent de beheerprogramma’s doorspelen aan de beheerder van de database
  • controle van lijsten met schenkersinformatie
  • controle van geautomatiseerde processen en automatisch aangemaakte data
  • omzetten van binnenkomende giften van verschillende rekeningen
  • beheer van de campagnecodes

Toezien op het welzijn van de schenkers

  • nieuwe strategieën voorstellen om de dienstverlening voor de schenkers te optimaliseren en hen zo binnen een bepaalde termijn beter aan AZG te binden (naargelang de prestatiecriteria die AZG vastlegt)
  • erop toezien dat alle teamleden efficiënt antwoorden op vragen van de schenkers
  • telefonische vragen beantwoorden en opvolgen
  • briefwisseling naar de schenkers verzorgen
  • terugbetalingen uitvoeren
  • de bedankingsstrategie opvolgen: de (automatische en handmatige) bedankingsbrieven up-to-date houden, proactief toezien op de relevantie hiervan (bericht moet aansluiten op de bedoelde actie)
  • crowdfundingsacties (huwelijk, overlijden, geboorte enz.) en dergelijke in overleg met de verantwoordelijke voor evenementen opvolgen
  • ideeën voorstellen voor de digitalisering en automatisering van de processen binnen de Schenkersdienst

Actief meewerken aan de digitalisering van de dienst

  • contact met de verantwoordelijke van het CRM-project
  • opvolging van de ontwikkelingen voor de invoering van een nieuw CRM-systeem, rekening houdend met de implicaties voor de Schenkersdienst
  • toezicht op de juiste integratie van de gegevens en CRM-processen in de procedures en de ‘Donor Journeys’

Toezien op de naleving van de wetgeving aangaande fiscale attesten

  • contact met de FOD Financiën met het oog op de toekenning van de fiscale attesten
  • het beantwoorden van de vragen van de belastingcontroleur
  • beheer van het systeem voor de verzending van de elektronische fiscale attesten in Belcotax-on-web binnen de termijnen die de belastingdienst oplegt

Toezien op de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

  • contact met de Data Protection Officer aangaande de vragen van de schenkers over het gebruik van hun gegevens door AZG
  • aangepaste opvolging van alle vragen over de privacywetgeving

UW PROFIEL

  • 5 jaar ervaring in een klantendienst of gelijkaardige functie
  • tweetaligheid Frans/Nederlands (mondeling en schriftelijk), kennis van het Engels is een extra troef
  • bijzondere nauwkeurigheid
  • empathisch vermogen, luisterend oor
  • organisatie- en coördinatietalent
  • goede schrijfvaardigheid (juist antwoorden op moeilijke en soms gevoelige vragen op basis van de gegevens waarover AZG beschikt)
  • oplossingsgerichte aanpak
  • praktische kennis van MS Office
  • expertise op het vlak van databases, inclusief CRM (Customer Relationship Management)
  • U staat achter de managementwaarden van de organisatie: respect, transparantie, verantwoordelijkheid, integriteit, vertrouwen en autonomie
  • U houdt vast aan de verbintenissen voor een verantwoord gedrag.  

ONS AANBOD

  • Soort contract: overeenkomst van onbepaalde duur (CDI), 4/5-betrekking
  • Plaats: Brussel (Elsene)
  • Salarispakket: loon conform de salarisschaal van MSF-OCB HQ, hospitalisatieverzekering (DKV), aanvullend pensioen, 100% terugbetaling van de kosten voor het openbaar vervoer
  • Startdatum: Maart 2021

Solliciteren vóór:  24 januari 2021

Stuur uw cv en begeleidende brief naar Recruit-HQ-Communications@brussels.msf.org met als onderwerp « Supervisor Schenkersdienst ».

Let op: vermeld uw FAMILIENAAM in de naam van elk bestand. We nemen enkel contact op met de kandidaten die voor de volgende ronde weerhouden zijn.

AZG draagt diversiteit hoog in het vaandel en streeft naar een inclusieve werkomgeving. Iedereen met de juiste kwalificaties kan zich dus kandidaat stellen, ongeacht hun beperking, geslacht, burgerlijke of huwelijksstaat, etnische en nationale afkomst, huidskleur, religie, overtuiging of seksuele geaardheid.

AZG verzekert de bescherming van uw gegevens. Door u kandidaat te stellen, stemt u ermee in dat AZG uw persoonlijke gegevens gebruikt. Meer informatie vindt u in onze privacyverklaring voor kandidaat-werknemers.