Assistant du département LOG (m/f)

CONTEXTE

Le département logistique couvre l’ensemble des appuis techniques non médicaux qui facilitent la mise en place et le développement des opérations humanitaires et médicales de Médecins Sans Frontières.

La logistique opérationnelle est une force connue très spécifique de MSF. Au-delà de la satisfaction des besoins logistiques de base, la logistique est une force innovante et porteuse de solutions, qui permet l’élaboration et la réalisation de projets opérationnels.

La taille du département, représentant un budget annuel initial de 4 797 516 euros, et +/-55 équivalents temps plein toutes unités comprises, requiert une gestion de l’information, des achats, administrative et financière interne au département nécessaire à la bonne organisation des équipes qui composent ce département.

L’assistant(e) de département est chargé(e) de définir les modalités et d’assurer le suivi de cette gestion administrative et financière en s’assurant de la pertinence, fiabilité et disponibilité de l’information relative à l’organisation du département.

PROFIL

Gestion administrative des ressources humaines (CDI, CDD, bénévoles, stagiaires, consultants)

  • Elaboration et suivi des décisions d’engagement (recrutement, changement de poste, prolongation), en collaboration avec le département Finance, Ressources Humaines, Direction Générale.
  • Réception et gestion des dossiers de candidature, organisation des entretiens, diffusion du package salarial et conditions d’emploi, suivi des demandes de démarches administratives des candidats short listés/ retenus, suivi de la mise en place du contrat, en collaboration avec l’unité RH HQ, ou terrain.
  • Organisation de l’arrivée des nouveaux entrants (demande d’accès bâtiment, bureau, téléphone, IT, organisation et communication des briefings à l’avance, accueil, briefing administratif). Si nécessaire, aide à la rédaction d’un email pour le département. 
  • Suivi des absences des membres du département (maintien du planning en ligne des absences, encodage des récupérations, suivi administratif des arrêts maladie, congés non payés et parentaux etc.), en collaboration avec l’équipe RH HQ ou terrain.
  • Elaboration et suivi de demandes de formation pour les membres du département, en collaboration avec l’Admin Assistant de la Learning Unit, la People & Organization Development HQ Officer, le LOG Learning Officer, et si nécessaire l’équipe technique en charge de la formation.
  • Gestion de l’archivage des documents administratifs de référence du département.
  • Centralisation et distribution des fiches de salaire.
  • Suivi des assurances relatives aux activités du département.
  • Elaboration, gestion et centralisation des contrats de consultance et des contrats fournisseurs.
  • Suivi des aspects légaux et juridiques des contrats en collaboration avec la Legal Unit.

Gestion de l’information et de la communication

  • Interface par téléphone ou email entre le département logistique et les autres départements du siège ou l’extérieur (autres sections, organismes privés, fournisseurs etc.).
  • Mise à jour des trombinoscopes du département, des panneaux nominatifs de l’open space du 3A.
  • Rédaction d’un court texte au sujet des entrées/ sorties du département pour le magazine interne Contact.
  • Mise à jour des listes de diffusion et groupes Sharepoint du département selon les entrées/sorties/ remplacements.
  • Support au LOG Learning Officer dans la préparation de sacs pour les participants aux formations (PPD, SLTT etc.), et dans la gestion du stock.
  • Rédaction et diffusion des minutes des réunions du département, du Comité LOG et de la LOG Support Unit.
  • Participation active à l’usage du groupe du département sur Teams, à travers l’archivage et la diffusion d’informations appropriées sur cette plateforme.
  • Aide à la production du LOG Magazine 13 et 14, en étroite collaboration avec l’Information Manager, la Strategy & Programme Manager et le Comité de lecture.
  • Gestion des demandes de traduction, édition et reproduction pour les documents et ouvrages de référence du département (centralisation, interface avec les services de traductions internes ou externes à MSF, suivi des contrats, etc.).

Gestion financière

  • Aide à l’organisation et à l’élaboration des révisions trimestrielles des budgets pour tous les centres de coûts composant les unités du département, ainsi qu’au lancement de la définition du budget 2020 du département.
  • Supervision d’un bénévole en charge du volet facturation de nos communications satellitaires (vérification des montants, imputations aux missions, demande éventuelle de note de crédit, validations de la facture mensuelle).
  • Support dans la demande de bons de commande, et suivi des dépenses effectives du département à travers l’outil dédié.
  • Pour d’autres types d’achats : aide à l’élaboration, réception, traitement, et archivage des bons de commande, devis, notes de frais, demandes d’avance liés aux dépenses du département.
  • Traitement des demandes d’achat avec la carte virtuelle du département ou de la carte du Directeur du département, suivi et archivage des relevés bancaires.

Participation à la plateforme DAM (ensemble des assistant(e)s de département)

  • Participation active aux réunions bimensuelles pour garantir le bon fonctionnement administratif de l’organisation : procédures internes, communication des nouvelles politiques.
  • Participation à l’organisation d’évènements associatifs.
  • Participation aux remplacements des Assistantes en congés.

Gestion logistique

  • Maintien du stock des fournitures de l’Economat, et des ramettes de papier de l’imprimante du département.
  • Organisation logistique (logements, déplacements, restauration, matériel technique associé) et administrative (invitations, identification des fournisseurs, élaboration des contrats, suivi des dépenses) des événements : LOG Week et Coaching training 2019 (+/-30 participants OCB), GIS Week 2019 (+/- 40 participants intersections) meetings hebdomadaires du Comité LOG, meeting du département LOG, workshops intersectionnels des techniciens, formations, réorganisation de l’espace du 3A, fêtes de départ, et éventuellement réunion des directeurs intersection, rencontre avec d’autres sections ou organisations, etc.

Interlocuteurs principaux

  • Directeur du département logistique.
  • Plateforme du Comité LOG (Directeur, Coordinateur de la LOG Support Unit, Coordinateur de la Workforce Unit, et Strategy & Programme Manager).
  • Membres du département logistique.
  • Equipe des Transmissions.
  • Equipe des Facilities.
  • Equipe de l’Espace Bruno Corbé.
  • Plateforme des assistantes.
  • Equipe administration RH siège et terrain.
  • Equipe comptabilité et contrôleurs des dépenses.
  • Autres Directeurs et équipes, particulièrement en cas de remplacement.

PROFIL DU CANDIDAT

Profil (formation et expérience)

  • Au moins 3 ans d’expérience professionnelle, de préférence dans une fonction similaire.
  • Expérience dans le secteur ONG est un atout - MSF sera spécifiquement considéré comme un atout important.
  • Diplôme d’enseignement supérieur.

Aptitudes

  • Engagement envers les principes humanitaires et la mission sociale de MSF.
  • Maîtrise du français et de l'anglais oral et écrit.
  • Grand esprit d'équipe, empathie, esprit d'initiative orienté vers les solutions, trouvant de la satisfaction dans un rôle de support.
  • Autonomie, auto-organisation, prévoyance et grande minutie.
  • Capable de faire face à la pression et aux priorités changeantes.
  • Capable d'organiser et de structurer des informations complexes, de les analyser et de rendre compte des résultats sous une forme précise et convaincante.
  • Solides compétences en rédaction, en édition, et en capacité de synthèse.
  • Excellente connaissance de l'informatique, y compris une expérience de l'utilisation d'Office 365. Sharepoint et Teams seront appréciés.
  • Adhésion aux valeurs managériales de MSF : Respect, Transparence, Redevabilité, Intégrité, Confiance, Responsabilisation

CONDITIONS

  • Contrat de remplacement – temps plein
  • Basé à Ixelles
  • Du 24 juin 2019 au 25 octobre 2019
  • Assurance Hôpital (DKV) – plan de pension – avantage cantine – transports remboursés à 100%

CV et lettre de motivation à envoyer à Recruit-HQ-Log@brussels.msf.org avant le 31 mai 2019.

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