Purchasing and Inventory Officer

MSF SUPPLY RECHERCHE UN/UNE  PURCHASING AND INVENTORY OFFICER

(Contrat à durée déterminée)

Contexte :

MEDECINS SANS FRONTIERES est une organisation humanitaire médicale, internationale, indépendante, présente dans plus de 60 pays à ce jour. MSF apporte une assistance médicale aux populations victimes de conflits armés mais aussi d'épidémies et de pandémies ou de catastrophes naturelles, et privées de soins, sur base de leur besoin, sans discrimination de religion, philosophie ou politique.

MSF Supply est la centrale d’achat de Médecins Sans Frontières Belgique. Ses 115 collaborateurs offrent un service logistique intégré aux missions sur le terrain : support technique, gestion des commandes clients, appels au marché et achat du matériel médical et non-médical, contrôle de qualité, entreposage et expédition des biens jusqu’aux missions présentes sur le terrain. MSF Supply est un des piliers de la Supply Unit d’OCB (Opérationnel Center Brussels, les opérations de MSF Belgique) comprenant l’entièreté de la gestion de la Supply chain à la fois internationale et locale. MSF Supply sert également d’autres organisations du secteur humanitaire.

Au sein de MSF Supply les achats de produits et de matériels à destination des missions sont sous la responsabilité du Département des Achats. Ce dernier comprend un service Achats & Produits, et un service Approvisionnement.

L’équipe Approvisionnement, composée du Coordinateur et de 7 Purchasing and Inventory Officers, a pour mission d'assurer la disponibilité des produits pour satisfaire le carnet de commandes. Ceci nécessite :

  • De maitriser les niveaux de stocks, qui doivent être en adéquation avec la demande afin d’éviter les ruptures (impact opérationnel) ou le sur-stockage (impact financier)
  • Et d’optimiser les commandes fournisseurs (délais et fréquence).

Pour ce faire, cette équipe a comme outils principaux un système ERP et les instruments de bureautique et de communication courants. Chaque approvisionneur est partie prenante d’un trinôme (approvisionneur, acheteur, technicien) en charge d’une gamme de produit spécifique. Dans la poursuite de sa mission, il est tenu de respecter les procédures d’achat et la politique de stockage en vigueur. L’implémentation d’un processus formalisé de forecasting dans l’OCB donne aussi de nouvelles perspectives à l’équipe pour mieux analyser et anticiper la demande.

Raison d’être :

Afin d’assurer la mise à disposition, dans les meilleurs délais, des médicaments commandés par le terrain,  il/elle veille à l’utilisation de modes d’approvisionnement performants, à l’optimisation des niveaux de stock et paramètres logistiques, à la fiabilisation des délais de livraison et à l’accélération des processus en situation d’urgence.

 

Responsabilités principales :

1-Analyser l’information afin d’optimiser la chaîne d’approvisionnement amont et de fiabiliser le service de MSF Supply :

  • Selon la politique de stockage, les tendances de consommation et les forecasts, analyser et réviser les seuils et quantités de commande afin d’en assurer l’adéquation;
  • Suivre ses indicateurs et propose des changements concernant les modes de gestion d’article (stocké - non stocké) ;
  • Proposer de nouveaux indicateurs pour une meilleure gestion ;
  • Catégorisation et suivi de ruptures de stock ;
  • Communiquer aux acheteurs les informations susceptibles d’optimiser les flux de marchandises (conditionnements secondaires, tailles de lot,…) ;
  • Communiquer au trinôme toute information permettant d’évaluer les fournisseurs ;
  • Proposer et mettre à jour les procédures liées à sa fonction ;

2-Analyser les dossiers d’achat (commandes terrain) afin de proposer les solutions d’approvisionnement qui pourront au mieux les satisfaire :

  • Analyser les dossiers d’achat et listes de réapprovisionnement pour trouver les solutions d’approvisionnement les plus adaptées en intégrant dans ses choix les critères logistiques et commerciaux;
  • Lorsqu’aucune solution satisfaisante ne peut être trouvée, faire appel aux acheteurs et techniciens, tout en communiquant avec les desks;

3-Mettre en action la solution d’approvisionnement identifiée et en assurer le suivi :

  • Rédiger, envoyer et archiver les bons de commande fournisseur ;
  • Vérifier les confirmations de commande fournisseur (spécifications techniques, prix, péremption, conditionnement, produit serialisé,…) 
  • S'assurer que les délais de livraison sont respectés par les fournisseurs;
  • Tenir régulièrement informés les planificateurs et les desks de l'état des commandes fournisseurs;
  • En cas de problème de livraison, trouver des solutions alternatives avec l'appui des acheteurs et des techniciens, tout en communiquant avec les desks;
  • En collaboration avec les contrôleurs magasin, s’assurer de la bonne réception de la marchandise;
  • Résoudre les litiges fournisseurs relevant de sa responsabilité;

Profil souhaité :

  • Niveau Bachelier ou expérience équivalente
  • Expérience en logistique souhaitée
  • Connaissance orale et écrite du français et de l’anglais indispensable. Le néerlandais est un plus.
  • Maîtrise des logiciels Office de base et idéalement expérience sur ERP
  • Aptitude à l’analyse de données chiffrées
  • Capacité à travailler dans l’urgence
  • Assertivité
  • Orienté au service client et esprit d’équipe
  • Expérience associative ou humanitaire appréciée

Conditions :

  • Un contrat à durée déterminée de 10 mois
  • Conditions salariales selon expérience
  • Chèques repas, assurance hospitalisation, assurance pension, remboursement des frais de transport en commun.
  • Poste à pourvoir à partir du 01/03/2020
  • Lieu de travail : Neder-Over-Heembeek (Bruxelles)

Comment postuler ?

Envoyez votre CV et lettre de motivation pour le 31 janvier 2020 au plus tard avec comme référence « Purchase and Inventory Officer (CDD) » à Job.msfsupply@brussels.msf.org.