Operations Coordinator (m/f)

Contexte :

MEDECINS SANS FRONTIERES est une organisation humanitaire médicale, internationale, indépendante, présente dans plus de 60 pays à ce jour. MSF apporte une assistance médicale aux populations victimes de conflits armés mais aussi d'épidémies et de pandémies ou de catastrophes naturelles, et privées de soins, sur base de leur besoin, sans discrimination de religion, philosophie ou politique.

MSF Supply est la centrale d’achat de Médecins Sans Frontières Belgique. Ses 115 collaborateurs offrent un service logistique intégré aux missions sur le terrain : support technique, gestion des commandes clients, appels au marché et achat du matériel médical et non-médical, contrôle de qualité, entreposage et expédition des biens jusqu’aux missions présentes sur le terrain. MSF Supply est un des piliers de la Supply Unit d’OCB (Opérationnel Center Brussels, les opérations d’MSF Belgique) comprenant l’entièreté de la gestion de la Supply Chain à la fois internationale et locale. MSF Supply sert également d’autres organisations du secteur humanitaire.

En 2018, MSF Supply a servi plus de 58.600 lignes de commandes et envoyé plus de 21.000 m3 de matériel sur le terrain

Notre Mission : MSF Supply, centrale d’approvisionnement du mouvement MSF, fournit des produits et services de qualité adaptés aux besoins d’organisations humanitaires médicales.

Raison d’être du poste :

Le coordinateur des opérations veille avec son équipe la bonne réception et aux bons traitements des commandes internationales en vue de garantir leurs réalisations et traitement complet tout en essayant de répondre au mieux aux exigences des clients.

Domaine de responsabilité :

  1. Rapporter les performances du service opérations au General Manager afin de garantir la mise en pratique des objectifs stratégiques de la société.
    • Présenter les statistiques et les indicateurs de performance
    • Collecter et analyser les informations liées à la gestion des commandes
  2. Contrôler le respect des procédures afin de maintenir le niveau de qualité du service des opérations et garantir le respect de la chaîne d’approvisionnement.
    • Ecrire, mettre à jour et faire appliquer les procédures liées aux opérations
    • Vérifier la cohérence des données dans l’ensemble des processus des demandes et des commandes.
  3. Coordonner, recruter, former, encadrer, évaluer et motiver les membres du service opérations afin qu’ils atteignent les objectifs assignés au service.
    • Recruter les collaborateurs du service des opérations
    • Former les nouveaux arrivants, supporter leur intégration dans MSF-Supply et assurer le développement personnel des membres de l’équipe.
    • Organiser, analyser et répartir équitablement la charge de travail au sein de l’équipe
    • Mener les entretiens des collaborateurs
    • Résoudre les problèmes et faciliter la recherche de solutions
    • Suivre les absences, les jours de congé et les déplacements des collaborateurs de l’équipe
    • Organiser les réunions d’équipe (Réunion de service, Bilans et Objectifs...)
  4. Garantir l’évolution constante du service afin d’améliorer les performances globales de MSF-Supply.
  • Répartir les projets au sein de l’équipe et suivre leurs évolutions jusqu’à leur finalisation
  • Analyser et arbitrer les plaintes qui concernent le département des opérations afin de fournir les informations nécessaires au « Claim Officer ». Dans un souci d’amélioration continue, mettre des actions en place afin d’éviter la répétition des plaintes
  1. Assurer les relations avec les pools d’urgence et le coordinateur d’urgence afin d’assurer la mise en priorité des commandes et de répondre à leurs exigences.
  • Assurer pour une à deux période(s) par an la coordination des urgences avec le pool d’urgence et les autres OC
  • Maitriser la technicité de la Supply Chain lors des urgences afin d’assurer un maximum d’appui à l’équipe
  • Rassembler les informations par rapport à leur demande de stock et veiller à la mise en stock
  • Rassembler les informations adéquates sur les produits demandés
  • Assurer le suivi des commandes urgentes auprès du coordinateur des urgences
  1. Proposer et organiser un support technique afin de répondre à une/des demande(s) spécifique(s) de clients et/ou à des objectifs stratégiques de la Supply Unit.
    • Préparer les objectifs spécifiques des visites terrains et garantir la mise en place des recommandations
    • Formaliser et assurer la cohérence des messages délivrés par le service opérations lors des briefings et débriefings organisés entre partenaires
    • Faciliter les formations en écrivant le support académique et en garantissant leur enseignement
    • Coordonner la bonne gestion de la base client et des fiches pays en collaboration avec le service expéditions
    • Développer des nouveaux outils afin de faciliter le travail au sein du secteur des opérations
  2. Représenter le service des opérations auprès des missions clients, des autres départements et des partenaires logistiques.
  1. Prendre part aux différents organes de décisions de MSF Supply.
    • Participer au Cogest (Comité de Gestion) afin de prendre part aux décisions stratégiques de MSF Supply. La participation au Cogest se fera selon la fréquence définie dans le ROI
    • Participer au CoCoo (Comité de Coordination) afin de prendre part aux décisions tactiques de MSF Supply. La participation au Cocoo se fera selon la fréquence définie par le ROI
    • Participer aux réunions de Pôle qui permettent de débriefer sur les réunions du Cogest et de remonter des points à traiter au Cogest par le biais de son représentant

Chiffres : 

  • Valeur totale des commandes en 2018 : 58 000 000€
  • Environ 8 000 commandes clients
  • 60 000 lignes de commandes
  • Arbitrage de +/- 120 sinistres par an

Profil souhaité :

  • Niveau d’étude : master – ou équivalent par expérience
  • Nbre d’années d’expérience : 3 ans dans le supply et minimum 1 an d’expérience en mission
  • Compétences linguistiques : français, anglais (niveau B1), le néerlandais facultatif.
  • Compétences fonctionnelles : capacité d’analyse de la chaine supply (analyse des processus de commande, analyse de contexte).
  • Capacité en gestion des Ressources Humaines
  • Très bonnes capacités relationnelles et de communication, démarche organisationnelle structurée, esprit de synthèse, sens critique, vision globale, connaissance et respect des procédures.
  • Apte à évoluer dans un milieu multiculturel et familial.
  •  Compétences techniques (ERP, Office ...) : parfaite connaissance du fonctionnement de la Supply Chain. Multiple logiciel Nodhos, Portail OCB.

Conditions du poste :

  • Un contrat à durée indéterminée et à temps plein
  • Poste à pourvoir dès que possible
  • Conditions salariales selon expérience
  • Chèques repas, assurance hospitalisation, assurance pension, remboursement des frais de transport en commun
  • Lieu de travail : Neder-Over-Heembeek – (1 jour par semaine à Ixelles)
  • Plus d’informations sur notre site : www.msfsupply.be

Comment postuler ?

Envoyez votre CV et lettre de motivation pour le 31 août 2019 au plus tard avec comme référence « Operations Coordinator » à Job.msfsupply@brussels.msf.org.