Department Assistant

MEDECINS SANS FRONTIERES est une organisation médicale d’aide humanitaire. Dans plus de 60 pays, les équipes MSF apportent leurs secours aux populations en détresse, aux victimes de belligérances, sans aucune discrimination d’origine, de nationalité, religion, philosophie ou politique. Pour soutenir ce travail à partir de Bruxelles, le Département Communication de Médecins Sans Frontières à Bruxelles, cherche un(e) : Assistant(e) de Département (h/f/x)

CONTEXTE

Le département Communication et Récolte de fonds de Médecins Sans Frontières, basé à Bruxelles, regroupe les activités de communication et de récolte de fonds de MSF en Belgique, et les activités de communication dans les pays où MSF mène ses actions de secours. Le département est composé de trois unités : Communication Belge ; Communication Opérationnelle et Récolte de Fonds.

Sous la responsabilité du directeur de la Communication et de la récolte de fond, l’assistant(e) de département appuie le département dans son entièreté (+/- 40 personnes) :

  • Assurer le suivi de la gestion administrative et financière interne au département en s’assurant de la pertinence, fiabilité et disponibilité de l’information relative à l’organisation du département.
  • Etre la personne de référence administrative pour les membres du département.
  • Assurer la collection et le suivi de l’information au sein du département.
  • Soutenir le Directeur et les coordinateurs dans le fonctionnement et la dynamique du département.

PROFIL DU POSTE

Gestion administrative et fonctionnelle du département Communication (COM)

  • Coordonner et organiser les meetings internationaux, lesworkshops et autres évènements du département, et ponctuellement pour les sections partenaires.
  • Planifier les réunions hebdomadaires entre coordinateurs du département et assurer le suivi des activités et révision budgétaire sur base trimestrielle.
  • Prendre les minutes des différents meetings si nécessaire
  • Etre la personne de référence du département COM vis-à-vis des autres départements pour les questions administratives et fonctionnelles du département
  • Suivre les absences et l’emploi du temps des personnes du département
  • Dispatcher le courrier entrant et sortant du département et assurer la permanence téléphonique.
  • Mettre à jour certains documents de fonctionnement utilisés par tout le département COM (Organigramme, liste de contacts, informations à jour, calendriers, numéros de téléphone, etc.)

 Gestion des Ressources Humaines

  • Gérer les ouvertures de poste et le suivi des candidatures pour des postes ouverts au département
  • Organiser l’engagement des nouveaux arrivants (accueil, agenda des briefings, ...).
  • Faire le suivi des contrats du département (dates début/fin, modification de contrat) et communiquer les informations à l’administration des Ressources Humaines
  • Etre la personne de contact pour le suivi des bénévoles du département.

Suivi de la gestion financière

  • Coordonner l’exercice budgétaire en collaboration avec les unités du département.
  • Planifier des réunions de suivi budgétaire une fois tous les trois mois et préparer les révisions budgétaires.
  • Suivre la comptabilité quotidienne du département (donner des infos et vérifier le cas échéant les imputations comptables, faire le suivi des factures et des notes de frais, etc).

Support ponctuel aux unités du département pour des tâches variées

Support aux activités de communication du département en Belgique en collaboration avec la responsable des événements

  • Gérer et répondre aux demandes extérieures d’information et de documentation.
  • Effectuer le suivi d’une série d’événements au profit de MSF.
  • Donner un support ponctuel lors du lancement de campagne d’information et/ou de récolte de fonds.

Appui à l’unité de récolte de fond dans l’envoi des brochures sur les legs

  • Mise à jour de la base de données
  • Publipostage hebdomadaire
  • Point focal des demandes de brochure par téléphone lors des campagnes legs

Avec le support du Internal Communication Officer 

  • Coordonner la production des agendas annuel pour OCB - Operations Center Brussels – (HQ, sections partenaires et missions) et en assurer la distribution.

Participation à la plateforme des Departement Assistants et contribution aux évènements collectifs du siège

  • Participer aux réunions des assistantes des autres départements pour garantir le bon fonctionnement administratif de l’organisation : procédures internes, préparation des évènements collectifs
  • Participer à l’organisation d’évènements associatifs et des événements pour le personnel
  • Support à la prise en charge du côté associatif du département

PROFIL DU CANDIDAT

  • Diplôme d’enseignement supérieur.
  • Minimum 2 ans d'expérience dans une fonction similaire.
  • Bonne connaissance du néerlandais, français, et anglais
  • Maîtrise des outils MS Office dont Word, Excel, Outlook
  • Affinités à travailler avec des outils IT (vidéoconférence, téléconférence, one drive…).
  • Compétence en administration et en gestion de budgets
  • Capacités à travailler aussi bien de manière autonome qu’en équipe.
  • Flexible, résistant(e) au stress, dynamique, consciencieux
  • Sens de l’organisation de son travail, rigueur
  • Capacités à effectuer et à combiner des tâches très variées
  • Trouve de la satisfaction dans un rôle de support
  • Adhère aux valeurs de la charte MSF et aux engagements pour un comportement responsable

CONDITIONS

  • Contrat à durée indéterminée - temps-plein - à Bruxelles (Ixelles)
  • Assurance Hospitalisation – Pension complémentaire – Cantine à tarif démocratique – Remboursement frais de transport (100% transports en commun)
  • Date de début : asap

Date limite pour postuler : 31 octobre 2020.

CV et lettre de motivation à envoyer à l’adresse Recruit-HQ-DG@brussels.msf.org avec en sujet « Department Assistant».

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