Artsen Zonder Grenzen

Assistent(e) van de Algemene Directie (m/v)

28/07/2008 - 24/09/2008

Werkaanbiedingen in Brussel

Plaats binnen de organisatie
Je bent de rechterhand van de algemeen directeur en de adjunct directeur. De afdeling omvat ook een onderzoeks- en advocacydienst (AAU), het informatie- en documentatiecentrum (IDC) en de interne audit (IA), voor wie je de administratieve referentiepersoon bent. Daarnaast werk je ook nauw samen met de assistenten van de andere afdelingen (Operaties, Medisch, Communicatie, HR, Logistiek, Financiën) en van de andere AZG-secties.

Functie

Administratief

• Je coördineert de dagelijkse administratie ter ondersteuning van de Algemeen Directeur en de Adjunct Directeur: correspondentie, opvolging van agenda's en reisschema's, e-mailbeheer. Je beantwoordt standaard vragen en e-mails in naam van de directie en zorgt ervoor dat de informatie wordt doorgegeven aan de juiste personen binnen de organisatie;
• Je coördineert de opstelling van het jaarlijkse budget van de Algemene Directie, in samenwerking met de AAU, IDC, IA en de budget coördinator. Je bereidt de tweejaarlijkse budgetherzieningen voor en je volgt de dagdagelijkse boekhoudkundige verrichtingen van de algemene directie op;
• Je bent de administratieve referentiepersoon voor de collega’s binnen het departement: hun vragen i.v.m. budget, vertalingen, contracten, vakantiedagen, … los je snel en correct op;
• Je maakt hotel- en reisreservaties en volgt deze op.

Informatie/redactie/vertalingen

• Je bent verantwoordelijk voor de verslagen (in het Engels) van de verschillende vergaderingen op directieniveau. Je zorgt voor een goede doorstroming van de informatie en een efficiënte opvolging van de genomen beslissingen;
• Je identificeert en signaleert communicatienoden binnen de organisatie die opgenomen dienen te worden door de Algemene Directie;
• Je hebt een pro-actieve rol in de vlotte informatiedoorstroming binnen de organisatie, zowel nationaal als internationaal: je zorgt ervoor dat de andere departementen, de Raad van Bestuur en de andere AZG secties op de hoogte zijn van de ontwikkelingen en beslissingen op directieniveau die relevant zijn voor hen, en vice versa;
• Je bereidt nota's voor voor de Algemeen en de Adjunct Directeur: je zoekt de nodige informatie op (internet, interne documenten, …) en schrijft de basis voor de nota's;
• Je bereidt Power Point presentaties voor;
• Je coördineert en redigeert het jaarlijkse interne activiteitenrapport: format, deadlines, redactie/synthese. Je verspreidt het naar de relevante actoren;
• Je bent de referentiepersoon voor de productie en vertalingen van documenten van de algemene directie: je maakt zelf vertalingen of zoekt de juiste vertalers en volgt dit budgettair en kwalitatief op;
• Je zorgt voor een goed informatie- en documentenbeheer binnen het departement: je draagt (pro-) actief bij tot het organisatorisch geheugen door het coherent elektronisch en hard-copy klasseren van (vertrouwelijke) informatie;
• Samen met de verantwoordelijke voor het intranet en de andere assistenten zorg je ervoor dat het intranet up-to-date is en alle relevante documenten van de Algemene Directie hierop komen.

Internationaal

• Je hebt veelvuldig contacten met de andere AZG-secties die deel uitmaken van de OCB groep (Brazilië, Denemarken, Hong Kong, Italië, Luxemburg, Noorwegen, Zuid-Afrika, Zweden) en zorgt voor een efficiënte en correcte informatiedoorstroming;
• Je maakt de verslagen van de vergaderingen met de OCB-secties (in het Engels – via teleconferentie of videoconferentie). Occasioneel neem je deel aan vergaderingen in het buitenland;
• Wat de andere internationale vergaderingen betreft: je bent verantwoordelijk voor de verspreiding van relevante informatie en agenda's binnen de organisatie en bereidt de vergaderingen voor voor de Algemeen en Adjunct Directeur.

Organisatorisch

• Je maakt deel uit van het team van assistenten die de goede administratieve werking van de organisatie garanderen: stroomlijnen van procedures, interne afspraken, … Je zorgt voor een goede opvolging van de genomen beslissingen en voor informatiedoorstroming naar de relevante personen binnen de verschillende departementen;
• In nauwe samenwerking met de andere assistentes, sta je mee in voor de organisatie van associatieve evenementen zoals de Algemene Vergadering (300 deelnemers);
• Je organiseert mee de personeelsevenementen en volgt de budgetten hiervoor op.

Andere

• Je vervangt ad hoc de assistente van de Raad van Bestuur

Profiel

Opleiding en ervaring

• Je hebt minimum een diploma hoger onderwijs
• Je hebt minstens 5 jaar werkervaring, bij voorkeur in een vergelijkbare functie
• Werkervaring in een NGO omgeving is een pluspunt

Vaardigheden - Wij zoeken iemand

• met moedertaal Nederlands
• die zeer vlot Engels spreekt en schrijft
• meer goed Frans begrijpt en zich kan uitdrukken in het Frans
• met een gedegen kennis van het MS Office pakket
• Je kan uitstekend verslagen maken en verschillende elementen tot een synthese verwerken. Je bent flexibel, stressbestendig, gedreven, diplomatisch en communicatief.
• Je hebt inzicht in de ontwikkelingen binnen de organisatie (nationaal en internationaal) en kan op basis hiervan acties signaleren.
• Je kan prioriteiten detecteren en stellen.
• Je houdt van organiseren, plannen en je schouders ergens onder te zetten.
• Je kan zowel zelfstandig als in een team werken, en kan verschillende taken tegelijk opvolgen.

Ons aanbod

• een voltijds contract van onbepaalde duur
• een boeiende, dynamische werkomgeving, met sporadische verplaatsingen naar het buitenland

Interesse? Stuur je motivatiebrief + CV VOOR 22 september naar Fabienne de Leval, Dupréstraat 94, 1090 Brussel – of via e-mail: Fabienne.de.leval@brussels.msf.org